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Wiki - Secretaria

Secretaria do evento

Secretaria do evento estará disponível exclusivamente para os gestores e para aqueles que fazem parte da secretaria do evento.

Esta tela contém a listagem de todos os boletos gerados para o seu evento. Para facilitar o controle dos gestores com relação aos participantes do evento e como está a situação deles no que diz respeito ao pagamento das inscrições, palestras e minicursos, esta tela mostrará detalhadamente a situação de cada boleto gerado.

Você também poderá gerar boletos referentes a taxas específicas, editar, visualizar ou cancelar um boleto, caso seja necessário. O boleto apresentará as seguintes informações na listagem:

o valor do boleto;
o nome do participante;
o número do boleto que é gerado automaticamente;
data do boleto, que corresponde a data em que foi emitido;
data de vencimento, a data limite para a realização do pagamento;
as informações complementares, que é o texto que aparece no campo instruções no boleto

A composição de um boleto pode ser variada se a opção de "Agrupar cobranças" estiver marcada na categoria na qual o participante estiver inscrito. De qualquer forma, um boleto estará obrigatoriamente associado a pelo menos um componente tarifário. Os componentes tarifários poderão ser: a própria categoria de inscrição, uma atividade na qual o participante esteja inscrito, uma submissão de trabalho ou uma taxa que tenha sido configurada na categoria.

Geração manual de boletos

Em geral o boleto será gerado e associado automaticamente a um ou mais componentes tarifários. Se, por algum motivo, você precisar gerar um boleto de forma manual para um participante, deverá informar obrigatoriamente qual é a Taxa que será aplicada a este documento. Para cadastrar uma nova taxa, edite a categoria na qual o participante está inscrito e para o qual deseja acrescentar um boleto manualmente.

Localize a aba Taxas e inclua a taxa. Este cadastro é apenas informativo e visa orientar o participante a respeito da finalidade do boleto que será gerado. Embora o valor cadastrado para a taxa seja de caráter apenas informativo é importante que o valor cadastrado para a taxa seja condizente com o valor do boleto a ser efetivamente criado.

Exemplo: se você precisa gerar um boleto para a cobrança de uma mensalidade de uma oficina no valor de R$60,00, edite a categoria correspondente criando uma taxa com a descrição "Mensalidade oficina" e o valor R$60,00. Feito isso, acesse Secretaria > Boletos e guias de pagamento e adicione o boleto com valor R$60,00 selecionando a taxa recém criada como componente tarifário.

Situações nas quais a geração manual de boletos pode ser utilizada:

Se você é gestor de um site de evento que gere parcelamentos (oficinas, cursos de línguas, atividades de extensão, etc.) que se referem a mensalidades e gerar o parcelamento em algum momento posterior ao que está configurado como vencimento em uma ou mais parcelas. Exemplo: imagine que você está executando um parcelamento no dia 10/04 e as parcelas estão configuradas para 05/04, 05/05 e 05/06. O sistema não irá gerar a parcela do dia 05/04, pois este boleto já seria criado em atraso. Ao executar o parcelamento serão gerados dois boletos, um para 05/05 e outro para 05/06. O boleto de abril, se necessário, deverá ser incluído manualmente seguindo as orientações anteriores.
Se você utiliza o sistema de eventos para cobrar taxas de prestação de serviço como atendimentos ou exames. Crie a taxa associada à categoria configurada no seu evento e gere os boletos manualmente em Secretaria > Boletos e guias de pagamento.
Se você precisar realizar a inscrição de um participante pela tela do gestor. Ao criar um boleto com uma Taxa associada a uma Categoria, o participante será automaticamente inscrito nessa categoria.

Homologação de comprovantes

Comprovantes são documentos que podem ser solicitados aos participantes e enviados em diversos formatos. O acompanhamento de comprovantes enviados pelos participantes do evento pode ser feito acessando a tela Secretaria > Homologação de comprovantes.

Nesta tela você poderá acompanhar o envio dos comprovantes de cada participante e como está a situação de cada caso, poderão ser vistos os seguintes campos:

a categoria do participante;
qual é o tipo de comprovante a ser analisado;
o status para mostrar se está ou não aprovado;
o nome do participante e seu respectivo documento;
e poderá ser realizado o download do comprovante e/ou aprovar ou desaprovar o respectivo comprovante.

Participantes e exceções

Em Participantes e exceções poderão ser configuradas as exceções para cada participante. A configuração das exceções é realizada pelos seguintes campos:

quantidade máxima para as submissões;
uma data e hora para limite de submissões;
quantidade máxima de inscrições em atividades;
data e hora para o limite de inscrição em atividades.

Lista de acesso/desconto

Pelas listas de acesso/desconto você pode controlar quem terá acesso a uma determinada categoria de inscrição ou aplicar descontos a categorias específicas para um público específico. Entre em contato com a equipe de suporte para mais detalhes e informações sobre este mecanismo de controle.

Nesta tela você pode encontrar a lista de acesso, a qual contém:

o cupom de desconto que cada participante utiliza no evento;
o documento que o candidato utilizou em seu cadastro no evento, caso o participante não seja brasileiro e portanto não possuir CPF, poderá se cadastrar com o DNI (Documento Nacional de Identidade) ou o seu passaporte.

Caixa de saída de emails

Esta tela apresenta a lista de mensagens de e-mail enviadas automaticamente pelo sistema. A lista apresenta:

o assunto do email;
a data e hora em que foram enviados;
destinatário, para quem foi enviado, contendo o nome do participante e seu email.

Note que há uma divisão em duas listas, os emails enviados e os emails que estão pendentes. O sistema envia mensagens de maneira programada e gerencia as filas automaticamente, aguarde para que todas as mensagens sejam processadas.

Crachás

Trata-se de um relatório que contém seis filtros de pesquisa, sendo:

a posição para impressão, é a posição em que se deseja iniciar a impressão, iniciando a contagem em cima na esquerda;
nome, caso queira gerar uma etiqueta para um participante apenas;
considerar somente pagos ou isentos, se desejar que apareçam somente os que pagaram o boleto ou que são isentos de pagamento neste evento;
os papéis, que classificam as pessoas pelos seus respectivos papéis, como por exemplo, se escolher palestrantes e participantes, só aparecerão para impressão as pessoas que são palestrantes ou participantes, poderá ser escolhido mais de um papel.
se escolhido o papel 'Participantes', aparecerão mais dois filtros de pesquisa, sendo eles: categoria e o local, sendo categoria, a categoria do participante e o local em que acontecerá o evento.

Listas de espera

Esse tela apresenta a lista de categorias com os particpantes regulares (inscritos dentro do limite de vagas estipuladas para a categoria) e os participantes que se encontram na lista de espera por ordem de inscrição.

Cada categoria listada, contém informações como a quantidade limite para cada categoria, quantos estão inscritos e a quantidade de pessoas que faltam para preencher o limite.

Extrato de avaliações

Esse relatório apresenta um resumo de trabalhos avaliados e contém dois filtros de pesquisa, sendo:

o tipo de submissão;
se escolhida a primeira opção, poderá também filtrar pelo título da submissão.

Se não selecionar nenhum filtro, todas as submissõess, de todos os tipos serão apresentadas no relatório gerado.

Relatório de presença

Esse relatório exibe a porcentagem de presença de cada participante para cada atividade.

A emissão pode ser feita mediante o uso de dois filtros de pesquisa, sendo:

o título da atividade;
e/ou pelo nome do participante.

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Acesse também: Dúvidas frequentes