Gestores de eventos

 

O perfil de gestor de evento é o nível mais alto na coordenação dos processos relacionados ao site. Gestores de eventos podem designar outros gestores, secretários e auxiliares, que também terão acesso ao menu de gestão do evento. Os privilégios, no entanto, se restringem aos sites para os quais o gestor foi designado. Para se tornar gestor de eventos você pode:

1. Solicitar à coordenação do evento que o inclua como gestor no site que deseja;
2. Solicitar à COORTI que o inclua como membro do grupo Gestores para que possa fazer uma solicitação de evento.

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Criando um site para o meu evento
 

 

Basta preencher o formulário inicial com as informações básicas do seu evento.

1. Acesse o sistema com seu login e senha do SGU;

2. Localize o botão ilustrado abaixo e preencha os dados corretamente.

 

Configurações Gerais

 

Ao clicar no botão novo evento será exibida a tela abaixo. Você também tem acesso a esta tela em Configurações > Configurações iniciais > Geral.

Descrição detalhada dos campos

Título do evento*: nome do seu evento na forma em que será divulgada para a comunidade.

Tipo de evento*: neste campo você pode escolher entre Evento acadêmico (inscrição com possibilidade de envio e avaliação de trabalhos) e Edital de inscrição. Se estiver em dúvida, entre em contato com a COORTI para obter mais informações.

Data de ínício e Data de término*: estes campos somente serão exibidos se você selecionar a opção Evento acadêmico no Tipo de evento. Trata-se do perído de realização do evento.

Descrição*: uma descrição curta do seu evento, que aparecerá em seu site.

Ano e Publicação*: selecione o ano em que seu evento irá ocorrer e número da publicação. O número da publicação se refere à ocorrência do seu evento no ano que você selecionou. Se for a primeira vez que o evento está ocorrendo no ano selecionado, escolha 1; se for a segunda vez que o evento estiver ocorrendo naquele MESMO ano, selecione 2.

URL personalizada*: neste campo você vai definir a parte do endereço que identificará o seu evento exclusivamente. Pode ser uma palavra ou uma sigla com um máximo de 20 caracteres. Exemplo: se você informar nesse campo o texto "meuevento", o endereço do site do seu evento será: http://evento.unicentro.br/site/meuevento/2017/1.

 

Telefone e E-mail*: estes campos serão exibidos no site que você está criando e serão a forma de contato do seu público com a coordenação. Evite colocar informações pessoais.

Rótulo da modalidade, Rótulo da categoria e Rótulo da atividade*: o sistema apresenta uma certa flexibilidade em relação a como as modalidades, categorias e atividades poderão ser chamadas e como serão exibidas para os participantes. Modalidade e Categoria têm uma subordinação hierárquica, sendo a Modalidade o nível mais alto. Se você precisar de orientação neste sentido, simplesmente preencha os campos com Modalidade, Categoria e Atividade, como sugerido na tela e discuta essa questão posteriormente com o pessoal de suporte ao sistema.

Tema visual: ainda não implementado, manter como padrão.

Protocolo institucional: trata-se do número do processo em tramitação para aprovação do evento. É fundamental que essa informação seja preenchida a fim de evitar atrasos na liberação do código de arrecadação pela Diretoria financeira. É a partir deste número que a equipe financeira fará a consulta do trâmite e poderá liberar um código de arrecadação para o seu evento.

Termo de aceite obrigatório e Texto do termo de aceite: no momento da inscrição no seu evento você pode exigir que o participante informe se aceita as regras e critérios estipulados. Estes campos são mais utilizados em sites de inscrição em editais.

Banner para o site de inscrições e anais: imagem que será exibida no cabeçalho do seu evento. Siga as orientações de dimensões para a imagem a fim de evitar distorções e proporcionar uma melhor visualização da página.

Banner para a papelaria (e-mails, certificados, etc.): a ser implementado.

 

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Acesse também: Dúvidas frequentes

 

Configurações iniciais

 

As principais configurações e elementos necessários para colocar seu site em pleno funcionamento para receber inscrições, submissões, geração de boletos, e outros, você encontra no link Configurações iniciais que está no menu lateral à esquerda na sua tela, conforme mostrado abaixo.

Ao clicar em Configurações iniciais você terá acesso ao cadastro inicial do seu evento com as informações básicas e logo à esquerda todos os ítens que você, como gestor, pode configurar em seu site. Confira abaixo:

 

Gestores

 

Na tela de inclusão de gestores você pode designar gestores, secretários e auxiliares do evento. Para que você possa designar uma pessoa com perfil Gestor, Secretaria ou Auxiliar, essa pessoa deve estar previamente cadastrada no sistema.

Para incluir uma pessoa basta clicar no campo Usuário e digitar parte do nome para que sejam exibidas as pessoas cadastradas. Selecione o Tipo de usuário (Gestor ou Secretaria) e clique em Salvar.

Você também pode alternar a situação da pessoa cadastrada para Ativo/Inativo no botão de ações, a depender da necessidade.

 

Locais de realização

 

Os locais de realização configurados no sistema serão apresentados aos participantes no momento da inscrição. A definição dos locais de participação (mesmo que o evento ocorra em apenas um local) é importante para que se possa distribuir as atividades do evento, uma vez que no cadastro de atividades serão listados os prédios do(s) local(is) configurados para o evento.

Para incluir um local clique no campo Local e selecione dentre as opções. Após selecionar o local desejado, clique em Salvar.

 

Cadastrar atividades (minicursos, palestras, workshops)

 

Para cadastrar uma nova atividade clique em Atividades e em seguida clique em Nova atividade (botão azul na parte superior direita na sua tela), como ilustrado abaixo.

 

Você será direcionado à tela de cadastro, como mosrado a seguir.

Descrição detalhada dos campos

Atividade: é o título da atividade. Será usado para exibir a atividade ao participante em uma lista juntamente com as outras atividades cadastradas. Exemplo: Palestra sobre propriedade intelectual.

Tipo: defina se a atividade é uma palestra, minicurso, oficina, disciplina, etc.

Um caso especial é o tipo de atividade Curso Moodle, que possui uma ação associada de criação de curso no sistema Moodle. Posteriormente, os participantes que se inscrevem nessa atividade serão também automaticamente inseridos no curso correspondente no Moodle. As credenciais que o participante deve utilizar para acesso no Moodle é o número do CPF, tanto no login quanto na senha. Após a criação da atividade tipo Curso Moodle, é necessário támbém abrir uma Ordem de Serviço à COORTI, solicitando a inclusão do(s) professor(es).

Descrição: uma breve descrição da atividade com informações extras para os participantes. Essas informações serão exibidas na tela de inscrição em atividades e também no bloco de atividades a ser exibido na tela inicial do site (Ver seção Menus para site).

Prédio: indique o prédio em que será realizada a atividade. Se o prédio não constar na lista, solicite via ordem de serviço a inclusão. Você também pode utilizar uma opção mais geral (como, por exemplo, Sede - Campus Santa Cruz / Sede - Campus Cedeteg) e informar a localização precisa no próximo campo: Localização.

Localização: informe a localização exata da atividade. Exemplo: Sala de Eventos, Auditório Francisco Contini, Laboratório de Psicologia, Auditório Central, etc.

Coordenador: para incluir um coordenador digite parte do nome e selecione. O coordenador da atividade será o responsável pela atividade e terá acesso ao registro de frequência.

Controle de vagas: se você selecionar "Atividade aberta", significa que a atividade não tem limite de vagas e está incluída na inscrição básica do participante. Se você selecionar "Atividade fechada (obriga inscrição), você poderá definir um limite de vagas e o participante deverá se inscrever na atividade para garantir a sua vaga.

ATENÇÃO: Se a opção "Atividade fechada" estiver selecionada, é obrigatório que a atividade conste nas regras da categoria para que os participantes possam inscrever-se. Consulte: Modalidades e Categorias.

Número de vagas: campo ligado ao controle de vagas e define o limite de inscrições para a atividade.

Permite lista de espera? Se esta opção estiver marcada, quando uma atividade tiver o número de vagas preenchido, será montada uma lista de espera de acordo com a sequência de tentativa de inscrição dos participantes. Se um participante que estiver inscrito desistir da atividade o primeiro participante da lista de espera será automaticamente inscrito.

Avalia nota? Marcando esta opção, a nota definida para o participante de uma atividade será confrontada com a nota mínima definida no cadastro. Se o participante alcançar a nota mínima pode-se gerar um certificado de participação automaticamente em Certificados > Certificações.

Avalia presença? Na avaliação de presença pode-se estipular um mínimo de frequência a fim de guiar o processo de geração de certificados.

Permite registro de presença pelo participante? Esta opção habilita o recurso de registro de presença pelo próprio participante no site do evento (área logada) durante o acontecimento de uma atividade. Caso opte por utilizar este recurso, informe aos participantes o Código da Atividade no momento de sua realização. Instruções de como realizar o registro podem ser encontradas no link a seguir: Instruções de registro de presença pelo próprio participante.

Permite registros/ajustes de frequência? Esta opção deve estar marcada para que o coordenador da atividade (ou mesmo o partcipante) faça o lançamento dos registros de frequência. O registro de frequência é uma etapa fundamental para etapas posteriores, como a emissão de certificados de participação. Para mais informações sobre o controle de frequência, clique aqui.

 

 

Áreas temáticas e Tipos de Submissão

As áreas temáticas e os Tipos de submissão são referentes aos envios de trabalhos, que você pode definir da seguinte maneira:

 

Áreas temáticas

 

Para submissão de trabalhos o gestor pode optar entre oferecer a estrutura de grandes áreas do conhecimento ou áreas temáticas específicas. Se o gestor optar pelo segundo cenário deverá cadastrar previamente as áreas temáticas. Este cadastro será utilizado na inclusão de Tipos de submissão. 

Como se trata de um cadastro básico a ser utilizado por outra área no sistema (Tipos de submissão), basta clicar em "Nova área", fornecer um título e clicar em salvar. 

Para novas áreas basta repetir o procedimento.

 

 

Tipos de Submissão

 

Os tipos de submissão são os tipos de trabalho que o evento aceitará. Para cada tipo de submissão a coordenação do evento poderá definir o comportamento do sistema no que diz respeito a quantidade de palavras-chave, quantidade de avaliadores e rodadas de avaliação, critérios de avaliação, comitês científicos, etc.

Para cadastrar um novo tipo de submissão clique em Tipos de submissão e em seguida clique em Novo tipo (botão azul na parte superior direita na sua tela), como ilustrado abaixo. Como se trata de um cadastro relativamente extenso, a tela de cadastro apresenta inicialmente um formulário onde se devem preencher as informações básicas, conforme ilustrado abaixo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Descrição detalhada dos campos

Título: É o texto que identifica o Tipo de submissão no sistema na: exibição de menus, controle de submissões e tela de submissão para o autor.

Descrição: Texto informando mais detalhes a respeito do tipo de submissão.

Arquivo modelo: Você deverá fornecer um arquivo editável (DOC, ODT ou DOCX) que servirá de base para que o participante envie o texto. Posteriormente, o participante deverá submeter o trabalho em formato PDF.
 

Fontes para criação do arquivo modelo
 

Fontes recomendadas
Times New Roman
Arial
Verdana
 

Outras fontes
Arial Black
Comic Sans MS
Courier New
Franklin Gothic Medium
Georgia
Impact
Lucida Console
Lucida Sans Unicode
Microsoft Sans Serif
Palatino Linotype
Sylfaen
Tahoma
Trebuchet MS

Quantidade máxima de palavras-chave: Para definição de limite para acrescentar palavras-chave.
Obs.: quando o autor for enviar o trabalho, pressionando Tab no teclado ou digitando uma vírgula o sistema automaticamente interpretará que se trata de uma palavra-chave e a colocará em destaque.

Mínimo de caracteres do resumo e Máximo de caracteres do resumo: Estes campos controlam a digitação de um resumo em tela no momento da submissão. Você pode deixar ambos definidos com zero, caso não queira que o autor preencha esta informação. Permitindo ou não a digitação do resumo em tela o envio do arquivo será obrigatório para concluir o envio do trabalho.

Quantidade de avaliadores: Você pode criar esquemas de avaliação com 1 ou mais avaliadores.
Obs.: Se você definir mais de um avaliador, leve em conta que o processo ficará mais extenso e dependerá da interação de mais pessoas.

Quantidade de rodadas: As rodadas de avaliação estabelecem um limite de interações entre avaliador e autor. Uma rodada será sempre consumida para que o avaliador conclua o processo de avaliação.
Exemplo: em um cenário com três rodadas, poderá ocorrer um máximo de duas interações entre avaliador e autor (solicitações de reformulação). Quando o autor, se esse for o caso, submeter a segunda revisão do trabalho a terceira rodada será iniciada e o avaliador deverá aceitar ou rejeitar o trabalho.

Autores anônimos para os avaliadores?  Como a submissão de trabalho ocorre em formato PDF se esta opção estiver marcada o trabalho terá que ser verificado previamente pela equipe gestora do evento a fim de mascarar informações de autoria que podem constar no arquivo. Este processo é identificado no sistema como hachura dos documentos e está disponível em Secretaria > Preparar trabalhos para avaliação. 

Avaliadores anônimos para os autores? Marcando esta opção o gestor garante que o avaliador não será conhecido pelo autor via sistema. A única identificação que o autor terá é "Avaliador A", "Avaliador B". A identidade do avaliador durante o processo no sistema será assim preservada. Nesse caso não há tarefas extras por parte do(a) gestor(a), posteriormente.

Permite upload de anexo? Esta opção não diz respeito à submissão do trabalho em si. O trabalho obrigatoriamente deverá ser enviado em um arquivo e o sistema solicitará isso de maneira clara. O anexo pode ser um outro documento, uma imagem ou qualquer outro material complementar ao trabalho submetido. O que será avaliado e publicado de fato é o trabalho submetido.

Rótulo do anexo: Se você optar por permitir o envio de um anexo ao trabalho submetido, poderá rotulá-lo de forma a deixar claro para os autores do que se trata. Exemplo: digamos que você esteja organizando um evento no qual serão submetidos trabalhos relacionados a cartografia. Você pode permitir que o autor envie um anexo ao trabalho e chamá-lo de "Mapas", por exemplo.

Controle de rodadas: Este controle somente terá efeito caso a quantidade de avaliadores seja superior a 1. Se você estiver utilizando um esquema de avaliação com apenas um avaliador esta configuração não terá qualquer efeito sobre o processo. Porém, se você optar por utilizar mais de um avaliador esta configuração altera consideravelmente a sequência de avaliação e você deverá avaliar o que é mais adequado para o seu evento.

Importante!
O sistema leva em conta a ordem na qual são designados os avaliadores. Se o gestor configurar o tipo de submissão para ser avaliado por dois avaliadores, o primeiro avaliador que for designado deverá iniciar o processo para que as próximas etapas sejam seguidas. Estas etapas dependem da forma de controle de rodadas, o que veremos a seguir.
 

Intercalada: Neste tipo de controle de rodadas, todos os avaliadores devem tomar uma ação inicialmente para que o participante seja convocado a atuar ou ser comunicado sobre a avaliação.

Exemplo
Imagine o seguinte cenário: o tipo de submissão foi configurado para trabalhar com dois avaliadores, um máximo de três rodadas e o controle de rodadas como "Intercalada".

Se o Avaliador A atribuir notas aos critérios e solicitar reformulações, o participante deverá ainda aguardar que o Avaliador B também faça sua avaliação. Assim que o Avaliador B fizer a sua avaliação o participante poderá atuar novamente. Caso o Avaliador B também tenha solicitado reformulações ele poderá atender às sugestões de ambos e submeter uma revisão do seu trabalho.

Somente no momento em que o participante submeter o trabalho revisado é que se iniciará a segunda rodada de avaliação e assim por diante. Neste caso ainda haverá a possibilidade de colocar o trabalho mais uma vez em revisão, sendo liberado para o participante sempre que o Avaliador B também realize sua avaliação.

E se o Avaliador B tiver aceito ou rejeitado o trabalho já na primeira rodada? O processo seguirá seu curso de avaliação com as três rodadas possíveis pelo Avaliador A e ao final da avaliação o sistema calculará a média dos critérios de acordo com o termo final proposto pelos dois avaliadores.

Se o contrário ocorrer e o Avaliador A tiver concluído a avaliação (aceitando ou rejeitando), o Avaliador B poderá dar sequência à avaliação com as interações necessárias com um máximo de três rodadas. Ao final da avaliação o sistema calculará a média de acordo com o termo final proposto pelos dois avaliadores.

Ambos os avaliadores devem aceitar avaliar o trabalho. Caso o Avaliador A tenha aceito avaliar, só poderá iniciar o processo após o Avaliador B também aceitar avaliar. Isso se deve aos cálculos que o sistema realiza com relação às notas atribuídas pelos avaliadores. Como o processo é automático e instantâneo, a integridade tem que ser preservada.

No esquema de avaliação intercalada, portanto, todos os avaliadores devem avaliar o trabalho para que uma rodada seja concluída.

Sequencial: Neste tipo de controle de rodadas cada avaliador deve realizar a avaliação até o final, podendo utilizar todas as rodadas. Neste modelo o Avaliador B só poderá avaliar quando o Avaliador A concluir toda a sua avaliação. O autor nesse caso fará interações apenas com um avaliador de cada vez.

Exemplo
Partindo do cenário anterior: tipo de submissão configurado para trabalhar com dois avaliadores, um máximo de três rodadas e agora o controle de rodadas como "Sequencial".

Ambos os avaliadores devem aceitar avaliar o trabalho. Caso o Avaliador A tenha aceito avaliar, só poderá iniciar o processo após o Avaliador B também aceitar avaliar. Isso se deve aos cálculos que o sistema realiza com relação às notas atribuídas pelos avaliadores. Como o processo é automático e instantâneo, a integridade tem que ser preservada.

O processo de avaliação inicia-se apenas quando o Avaliador A começar o processo. Se o Avaliador A atribuir notas aos critérios e solicitar reformulações, o participante poderá verificar as sugestões e já submeter o trabalho revisado. 

Quando o autor submeter o trabalho revisado se iniciará a segunda rodada de avaliação e assim por diante até a conclusão obrigatória na terceira rodada (de acordo com o cenário proposto no exemplo), sendo o trabalho aceito ou rejeitado.

O Avaliador B poderá iniciar o processo de avaliação do trabalho submetido somente após a conclusão da avaliação pelo Avaliador A. As regras de avaliação e interação ocorrem da mesma maneira e o autor fará as interações apenas com o Avaliador B.

Ao final da avaliação do Avaliador B o sistema calculará a média de acordo com o termo final proposto pelos dois avaliadores.

No esquema de avaliação sequencial, portanto, cada avaliador conclui o seu processo de avaliação percorrendo as rodadas disponíveis para que o avaliador seguinte o faça também. Ambos tendo chegado a termo final individualmente (aceito ou rejeitado) o sistema calculará a média a partir da última avaliação de cada um e definirá o termo final para o trabalho (aceito ou rejeitado) de acordo com os termos configurados.

Observação importante: no caso do controle de rodada Sequencial é possível distribuir os trabalhos para um avaliador de cada vez, esperar a conclusão da avaliação por este avaliador e só então distribuir para o próximo. A gestão feita desta forma facilita a comunicação com a equipe avaliadora, uma vez que cada avaliador somente será notificado e chamado a avaliar quando o trabalho for distribuído para ele.

 

Abas adicionais de configuração do Tipo de Submissão

 

Após preencher e salvar o cadastro básico de um Tipo de submissão serão exibidas mais quatro abas que permitirão controlar mais detalhes. O preenchimento dessas informações será tratado a seguir e é de fundamental importância para que o autor possa enviar corretamente o trabalho, bem como para que o processo de avaliação aconteça na sequência.

As abas adicionais são: Critérios de avaliação, Áreas temáticas/conhecimento, Termos e Comitês.

 

Critérios de avaliação: são os critérios que receberão pontuação (sempre de 0 a 10,0) no momento da avaliação. Você pode estabelecer seus próprios critérios, mas recomendamos que sejam utilizados os termos sugeridos pelo sistema. Você pode preencher essa tela simplesmente clicando em "Gerar critérios recomendados".

 

Áreas temáticas/conhecimento: o sistema apresenta a flexibilidade de estabelecer áreas temáticas específicas para a submissão de trabalhos no evento. Para configurar as áreas temáticas de um tipo de submissão utilize as áreas já cadastradas anteriormente. Se você ainda não cadastrou estas áreas, deverá fazê-lo previamente pela tela Configurações iniciais > Áreas temáticas. Se já tiver as áreas cadastradas, basta selecioná-las e clicar em Salvar.

 

Termos: são os termos aos quais os avaliadores terão acesso no momento da avaliação. Você pode estabelecer seus próprios termos, mas recomendamos que sejam utilizados os termos sugeridos pelo sistema. Você pode preencher essa tela simplesmente clicando em "Gerar termos recomendados".

 

Comitês: cada tipo de submissão terá um comitê científico. Para cadastrá-lo:

1. Clique na aba Comitês, forneça um título para identificá-lo e uma descrição
2. Defina se utilizará as grandes áreas de conhecimento já estabelecidas ou as áreas temáticas definidas por você.
3. Clique em salvar.

Após salvar, clique em editar para definir as áreas e os avaliadores:

1. Clique nas áreas que deseja definir para este comitê e clique em Salvar
2. Para incluir um novo avaliador, digite parte do nome no campo Avaliador
3. Clique no nome escolhido e logo em seguida em Salvar
4. Repita o processo para os demais avaliadores.
    

 

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Acesse também: Dúvidas frequentes

 

Modalidades e categorias

Modalidades

O cadastro de modalidades é necessário para o posterior cadastro de categorias. No entanto, é um cadastro bastante simples e pode ser acessado em Configurações iniciais > Modalidades. Basta preencher o campo que está na tela e clicar em salvar. Como este cadastro é de simples referência para o cadastro de categorias não há outras configurações a serem feitas aqui.

Categorias

A partir do cadastro das categorias de inscrição é que serão feitas as configurações de custos, prazos para inscrição, submissão de trabalhos e inscrição em atividades, etc. Você pode notar que a configuração de categorias é um passo muito importante para o bom funcionamento do site do seu evento. Embora essa configuração dependa de outros cadastros (Atividades e Tipos de submissão) é aqui que você fará toda essa integração e vale a pena reservar um tempo para planejar melhor as características das categorias, uma vez que isso afetará diretamente o público interessado no seu evento em um primeiro momento.

Obs: para informações de como proceder em relação a patrocinadores, consulte o final deste capítulo.

 

O cadastro básico

• O título é a forma pela qual a categoria será conhecida pelos participantes e em relatórios do sistema;
• A modalidade deve ser escolhida dentre as opções previametne cadastradas por você;
• Data de início e término das inscrições é o período no qual as inscrições efetivamente ocorrerão na categoria;
• O máximo de inscrições em atividades define o número de atividades fechadas nas quais o participante da categoria pode se inscrever simultaneamente. Atividades fechadas são atividades com algum controle de vagas e que podem ser restritas a um determinado público;
• O máximo de submissões define o máximo de arquivos que o participante da categoria poderá enviar para o evento;
• Se for definido um número de vagas para a categoria você pode gerenciar uma lista de espera para permitir o ingresso de pessoas que tenham entrado na lista com um controle cronológico;
• O preço da categoria define qual será o valor cobrado na inscrição. Lembre-se que além do valor da categoria, o sistema ainda permite a cobrança de valores para inscrição em atividades e submissões. Se forem definidos valores para inscrição em atividades e/ou envio de submissões, tenha em mente que esses valores se somarão ao valor da inscrição;
• A data limite para pagamento define o vencimento do boleto para a cobrança da inscrição;
  • Obs: a instituição bancária não registra boletos na mesma data de vencimento, portanto fique atento a isso; os boletos poderão ser gerados até um dia anterior à data limite de pagamento.
• A opção de agrupar cobranças, que é recomendada, permite ao gestor controlar se haverá a geração de um ou mais boletos de cobrança. Como dissemos anteriormente, o sistema permite a geração de cobranças por inscrição em atividade e também para submissão de trabalhos. Se esta opção estiver marcada o sistema agrupará essas cobranças e gerará apenas um boleto com os valores cobrados discriminados em um único documento. Lembre-se que cada boleto gerado acarreta um custo para a instituição. Há casos nos quais há a necessidade de gerar boletos individuais por atividade, como quando o sistema é utilizado para inscrição em cursos de línguas, oficinas culturais, etc. Em eventos científicos, geralmente recomendamos que as cobranças sejam agrupadas. Se estiver em dúvida, entre em contato com a COORTI para mais orientações;
• O número de vagas define um limite para inscrições na categoria como um todo. Se não precisar definir um limite de vagas para a categoria, simplesmente deixe o campo em branco.

Após preencher o cadastro básico, clique em Salvar. A partir deste momento surgirão as abas extras a fim de que você possa concluir as configurações que afetarão os inscritos no seu evento, tais como Regras (para definição de inscrições em atividades e tipos de submissão), Questionários, Comprovantes, etc. Trataremos de cada configuração separadamente a seguir.

 

Descontos

Você pode configurar faixas de desconto ou desconto por dias de antecipação. Apenas uma faixa de desconto pode ser configurada por padrão. 

Se optar por essa configuração, defina o valor do desconto para a faixa e a data limite para que se possa obter o desconto. O boleto que for pago até a data especificada contará com o desconto configurado nesta tela. Após a data limite da faixa o valor total do boleto será cobrado normalmente, sem a necessidade de geração de novo boleto.



Regras

Como afirmamos anteriormente, é na aba Regras que se completa a configuração de inscrição em atividades e também de tipos de submissão.
A T E N Ç Ã O: Sem a inclusão de atividades fechadas (que obrigam a inscrição) ou de tipos de submissão nesta tela de regras, os participantes não conseguirão concluir esses processos posteriormente.

Para cada um dos tipos de regras que podem ser aplicados você deverá prestar atenção a questões específicas que abordaremos a seguir.

É importante ressaltar que se você for configurar custos específicos para submissão de trabalhos ou inscrição em atividades é nesta tela que você deverá fazê-lo.

 

Regras para inscrição em atividades

Na tela de inclusão de regras siga os passos:

1. No campo Aplicar regra a:, selecione Atividade;
2. No campo Atividade selecione a atividade para a qual deseja configurar o processo de inscrição;
3. Se pretende cobrar um valor extra pela atividade defina no campo Preço. Caso contrário, deixe preenchido com o valor 0;
4. A data limite de pagamento pode ser definida no próximo campo e só valerá se as cobranças não estiverem agrupadas na categoria. Caso a opção para agrupar cobranças esteja marcada, a data de vencimento do boleto será a data configurada para a CATEGORIA;
5. Em Data limite inscrição/submissão, defina a data limite de inscrição para esta atividade;
6. O Tipo de tarifação permite a configuração como Pré-pago (o boleto poderá ser gerado logo após a inscrição) ou Pós-pago (o boleto somente será gerado após o lançamento da nota de avaliação da atividade). A tarifação pós-paga é uma situação bastante particular e será utilizada em situações específicas. Por padrão, sugerimos deixar a opção Pré-pago;
7. Clique em Salvar para incluir a regra de inscrição da atividade.

Veja no link a seguir uma simulação do procedimento a ser executado: Inclusão de atividades nas Regras da Categoria.

 

Regras para submissão de trabalhos

Na tela de inclusão de regras siga os passos:

1. No campo Aplicar regra a:, selecione Tipo de submissão;
2. Em Tipo de submissão serão listados os tipos de submissão cadastrados previamente e que ainda não tenha sido incluídos nas regras da categoria. Selecione o tipo que deseja incluir;
3. Em Máximo de submissões defina quantas submissões o participante poderá realizar para este tipo. ATENÇÃO: Esta definição estará sempre subordinada ao número máximo de submissões configurado na categoria. Exemplo: se na categoria estiver definido um número máximo de submissões igual a DOIS, mesmo que você permita em um tipo de submissão um limite de TRÊS, o participante somente poderá enviar dois trabalhos;
4. A opção Obriga indicação de orientador? quando marcada exigirá que o participante defina um orientador para o trabalho que está submetendo. Com isso, o sistema exigirá também que o orientador informe via sistema se aceita esta indicação. Sem este aceite do orientador, o trabalho não segue para avaliação. Se esta opção estiver desmarcada o autor não precisa informar o orientador no momento da submissão e, consequente, este não será requisitado a dar o seu aceite via sistema;
5. Há duas formas de apresentação disponíveis: Oral ou Painel, que serão configuradas pelos campos "Permite apresentação oral?" e "Permite apresentação de painel?" respectivamente. Selecione "Sim" ou "Não" para cada uma das formas;
6. Caso queira deixar à escolha do participante a definição de turno de apresentação marque a opção "Permite seleção de turno de apresentação?";
7. Assim como ocorre com a configuração de inscrição em atividades, você pode definir uma cobrança também para arquivos submetidos. Se for este o caso, defina o valor no campo Preço.
8. Se definir um custo para o tipo de submissão deverá ser definida a data de vencimento. Esta data de vencimento só será efetiva se as cobranças não estiverem agrupadas na categoria;
9. A Data limite inscrição/submissão é a última data para que o participante submeta o arquivo no sistema;
10. A configuração do Prazo para enviar revisão(horas) afeta o processo de avaliação de trabalhos. Se definido, quando um avaliador sugerir reformulações durante o processo de avaliação, o autor terá o limite de horas estabelecido aqui para submeter o texto revisado. Se não quiser estabelecer um limite de horas para que o participante faça a revisão, simplesmente deixe o campo sem preencher;
11. O Tipo de tarifação também afeta o processo de avaliação. Caso esteja definido como "Pré-pago" os trabalhos somente poderão ser avaliados após a confirmação de pagamento do boleto. Com esse tipo de configuração você garante que apenas os trabalhos de autores pagantes serão avaliados/publicados. Caso contrário, se você definir o tipo de tarifação como "Pós-pago" o sistema libera o trabalho para avaliação logo após a distribuição, não realizando qualquer bloqueio. Neste cenário, um trabalho de um autor que não tenha efetuado o pagamento poderá ser publicado. Avalie qual é a melhor opção para o seu evento e escolha;
12. Clique em Salvar para incluir a regra.

Veja no link a seguir uma simulação do procedimento a ser executado: Inclusão de Tipo de Submissão nas Regras da Categoria.

 

Questionários

Você pode incluir um questionário a fim de coletar informações complementares necessárias ao seu evento. Se precisar de um questionário específico para este fim, entre em contato com a COORTI informando as questões e possíveis respostas para que o questionário seja disponibilizado. Após ser criado você poderá vinculá-lo às categorias que precisar.

A tela do questionário definido nesta aba será exibido para preenchimento logo após a conclusão da inscrição. Esta tela será exibida sempre que o participante acesse o sistema até que ele seja preenchido.

 

Comprovantes

Você pode solicitar que o participante do seu evento envie documentos a fim de comprovar vinculo com a instituição, documentos pessoais para arquivamento, declarações, etc. Para cadastrar um novo comprovante a ser enviado siga os passos:

 

1. Defina um Rótulo, a maneira pela qual será apresentado o comprovante a ser enviado pelo participante;
2. Informe uma Descrição detalhada do que e como (formato, por exemplo) o participante deve enviar;
3. Informe se o comprovante é obrigatório;
4. Clique em Salvar.

 

Taxas

Se você precisar gerar boletos avulsos por algum motivo, deverá primeiramente incluir um componente tarifário que irá identificar esses boletos e é na aba Taxas que você deverá fazê-lo.

• O Rótulo é a identificação do componente no sistema.
• O Valor é meramente informativo e não tem caráter definitivo, embora aconselha-se que seja o valor real do componente;
• O Responsável (não obrigatório) identifica quem deverá responder pela taxa cadastrada. 

 

Como tratar "Patrocínios"

Pessoas ou empresas que manifestem desejo de patrocinar seu evento deverão entrar em contato direto com a coordenação, para que esta faça a geração do boleto com o valor do patrocínio - clique aqui para visualizar os procedimentos indicados ao patrocinador. A partir deste contato, indicamos que você siga os passos abaixo

1. Se ainda não existir, cadastre uma categoria com o título Patrocinador (Configurações > Configurações inicias > Categorias > Novo).
2. Restrinja o acesso a esta categoria (Gestão > Secretaria > Lista de acesso/desconto > Novo) - isso evitará que os participantes do evento inscrevam-se nela. Selecione a categoria criada no passo 1 e ative o botão "Lista exclusiva para inscrição?"; após, clique no botão "Salvar".
3. Ainda na tela do passo 2, localize a área de Documentos: neste ponto você deve cadastrar o CPF/CNPJ do patrocinador. 
4. Caso o patrocinador ainda não tenha cadastro no sistema: faça o cadastro dele a partir das informações que ele lhe encaminhou - menu Configurações > Cadastro > Cadastro rápido de pessoas. Caso ele já tenha cadastro, ignore este passo.
5. Alterne para o usuário da pessoa/empresa que você cadastrou no passo 4 (barra superior, onde está o título do evento, botão "Alternar usuário" - é o penúltimo botão na barra).
6. Com o usuário alternado no passo 5, efetue a inscrição no seu evento, na categoria Patrocinador (criada no passo 1).
7. Retorne ao seu usuário - clicar no botão "Alternar usuário" novamente - e crie o boleto para o patrocinador no valor desejado (menu Gestão > Secretaria > Boletos e guias de pagamento > Novo).
8. Encaminhe o boleto gerado para o patrocinador.

 

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Acesse também: Dúvidas frequentes

 

Cupons de desconto

 

Você pode definir cupons de desconto que podem ser aplicados a inscrições específicas, quando necessário. Para instruções e mais detalhes, entre em contato com o suporte a eventos na COORTI.

 

Menus para site

Caminho: Configurações > Configurações Iniciais > Menus para Site

A fim de incluir informações, orientações, descrição do evento ou outros conteúdos no site de inscrições ou mesmo no site de anais do seu evento, você pode incluir menus. Os itens incluídos nesta área serão exibidos automaticamente nos sites, na lateral esquerda.

O texto (conteúdo) do menu pode ser editado no editor online e, após salvar as alterações, o conteúdo já estará disponível com as mudanças efetuadas nos sites para os quais foi definido.

Você pode incluir itens de menu que apareçam no site de inscrições ou no site de anais do evento. Para exibir corretamente os menus selecione as opções (Para site de inscrição? / Para site de anais?) ao criar ou editar cada item do menu.

 

Redes sociais

Você pode incluir endereços de redes sociais onde esteja fazendo a divulgação do seu evento. Selecione a rede social, inclua o endereço da rede e clique em Salvar. Um link para o endereço da rede social será incluído no site do seu evento.

 

Modelos de e-mail

Se necessário, você pode customizar as mensagens de e-mail padronizadas disponíveis no sistema. Para mais detalhes ou informações, entre em contato com o suporte a eventos na COORTI.

 

Copiar evento

Para fazer a cópia de um evento que já tenha outras edições na plataforma:

1. Acesse https://evento.unicentro.br e realize o seu login. Atenção: você deve estar na lista de Gestores do evento que deseja copiar;

2. Localize a última edição do evento na lista de eventos, clique em Menu e depois em Configurações > Configurações iniciais > Copiar evento.

3. Após a cópia, basta realizar as alterações na nova edição que foi criada, como por exemplo "/sigla_do_seu_evento/ano_corrente/1".

 

Excluir evento

Caso precise excluir o seu evento, entre em contato com o suporte a eventos na COORTI: sge@unicentro.br

 

 

Avaliação, controle e publicação de submissões

 

O processo de avaliação e controle de submissões pode ser iniciado assim que os autores comecem a submeter os seus trabalhos no sistema. Lembre-se que a configuração da regra para o tipo de submissão na categoria controla, dentre outras coisas, a obrigatoriedade ou não de informar o orientador do trabalho e também se o boleto deve ou não estar pago para iniciar o processo de avaliação. Se tiver dúvidas, dê uma olhada nas instruções de cadastro do tipo de submissão.

 

Distribuição de trabalhos e controle de avaliações

Para dar início ao processo de avaliação é necessário realizar a distribuição dos trabalhos para os avaliadores cadastrados no comitê científico associado ao tipo de submissão. Você pode acessar a tela de distribuição clicando em Submissões > Distribuição e controle de avaliações. Você será direcionado a uma tela semelhante à ilustrada logo abaixo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Note que existem duas abas disponíveis: Distribuição e Controle. Todos os trabalhos que ainda não tenham um avaliador designado serão listados na aba Distribuição. Após realizar a distribuição de um trabalho, designando um ou mais avaliadores, você passará a encontrá-lo na aba Controle para poder acompanhar o processo de avaliação.

 

Ações possíveis para distribuição e controle de trabalhos e suas avaliações

 

 

 

Da esquerda para a direita:

1. Coautores: ação para inclusão de coautores pela equipe gestora a fim de corrigir ausência de informação por parte do autor no momento da submissão.
2. Distribuir: clique para distribuir o trabalho para um ou mais avaliadores, de acordo com a configuração do Tipo de submissão. Na tela de distribuição, caso o trabalho já tenha sido designado para um ou mais avaliadores, é possível também fazer a remoção. Isso é útil quando a distribuição foi feita de maneira equivocada ou mesmo quando um avaliador registrou um termo final "Rejeitado". Ao remover o avaliador, as avaliações também serão removidas, permitindo que o trabalho seja avaliado novamente pelo avaliador que for designado.
3. Acompanhar avaliações: exibe o histórico de todas as avaliações realizadas e a nota final quando o trabalho de avaliação for concluído.
4. Registrar termo final de avaliação: você pode, como gestor, registrar termo final de avaliação (aceito/rejeitado) a qualquer tempo, encerrando assim o processo de avaliação.
5. Substituir arquivo final: após a conclusão da avaliação é possível substituir o arquivo final aceito. Útil para pequenas correções que não tenham impedido o aceite do trabalho mas que precisam ser realizadas para a publicação do trabalho nos anais do evento, por exemplo.
6. Remover: esta ação remove completamente a submissão a qualquer tempo. Tome muita cautela pois a remoção é irreversível: os arquivos, dados e avaliações da submissão serão irrevogavelmente removidos.

 

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Acesse também: Dúvidas frequentes

 

Preparar trabalhos para avaliação

 

Se você optou por manter os autores ocultos para os avaliadores, terá que obrigatoriamente preparar os arquivos submetidos. Até que esta etapa esteja concluída, o avaliador não terá acesso ao arquivo e não poderá realizar a avaliação.

Esse procedimento é chamado no sistema de hachura dos arquivos e consiste em desenhar retângulos sobre áreas no texto nas quais apareçam o nome do autor e/ou coautores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O texto será exibido em um leitor de PDF do próprio sistema. Clique com o mouse e arraste para cobrir cada área onde apareça o nome do autor e/ou coautores.

Importante:

1. Enquanto você estiver marcando as áreas que contenham a identificação do autor (ou coautores) o retângulo ainda será translúcido. Quando o arquivo for exibido para o avaliador a informação por baixo do retângulo não será mostrada.
2. As hachuras não serão exibidas em trabalhos que forem distribuídos para avaliadores que acumulem a função de gestores no evento.
 

Se você pretende utilizar este recurso, leve em conta que o processo de controle ficará mais complexo e demandará uma atenção maior da equipe gestora. Enquanto estiver ocorrendo o processo de avaliação, a tela de preparação deve ser checada constantemente a fim de não atrasar o trabalho. Lembre-se o avaliador só terá acesso ao trabalho após a preparação do arquivo em cada etapa (postagem/revisão).

 

Publicar site de anais
 

Esta é a última etapa no seu evento no que diz respeito ao trâmite e controle de trabalhos submetidos. Após a conclusão de todas as etapas: submissão, praparação de trabalhos (se for o caso), avaliação, revisões e definição de todos os trabalhos que devem ser publicados, você poderá proceder com a publicação do site de anais. Faremos algumas observações pontuais para orientá-lo a respeito do processo:

• A publicação do site de anais nada mais é do que tornar público e de maneira organizada TODOS os trabalhos já enviados, avaliados e APROVADOS.
• Se houver alguma correção a ser feita, os gestores podem fazer a substituição da versão final do arquivo enviado pelo participante. Esta situação é comum em casos que exijam correções pontuais como formatação ou editoração. Essa tarefa poderá ser realizada pela tela Submissões > Distribuição e controle de avaliações > aba Controle > ação Substituir arquivo final. Faça isso antes de publicar o site de anais.
• Se, por algum motivo, você não queira que um trabalho aprovado na fase de avaliação seja publicado no site de anais do seu evento registre um termo final como "Rejeitado". Essa é uma ação de intervenção que pode ser realizada pelos gestores a qualquer tempo. O histórico de avaliações será preservado, mas o trabalho constará como rejeitado e não aparecerá na relação de trabalhos publicados no site de anais.
• O endereço do site de anais será publicado com a seguinte estrutura: http://evento.unicentro.br/anais/sigladoseuevento/.
• Você pode incluir ou ajustar informações no site de anais criando menus na primeira edição do evento hospedada no sistema. Acesse Configurações iniciais > Menus para site e crie os menus marcando a opção "Para site de anais". Estes menus serão exibidos apenas no site de anais do evento. A alteração do banner do site de anais também só pode ser feita na primeira edição hospedada na plataforma. Obs.: caso não tenha trabalhado como gestor na primeira edição do evento ou não saiba localizá-la, entre em contato com a Diretoria de Suporte do seu campus.
• Todas essas tarefas podem ser executadas pelas ferramentas disponíveis no sistema e são de responsabilidade da equipe de organização do evento.

Caso pretenda registrar ISSN para a publicação de anais do seu evento considere as seguintes observações:

• Inclua os seguintes menus obrigatórios na primeira edição do evento hospedada no sistema: Apresentação, Corpo editorial, Normas para publicação e Contato. Evite incluir referências a qualquer edição do evento nestes menus. Obs.: caso não tenha trabalhado como gestor na primeira edição do evento ou não saiba localizá-la, entre em contato com a Diretoria de Suporte do seu campus.
• O endereço do site de anais será apresentado sempre com a seguinte estrutura: http://evento.unicentro.br/anais/sigladoseuevento.
• O título do site de anais também não deve conter referência a qualquer edição do evento e pode ser definido em Configurações iniciais > Geral > Título para site de anais.
• O banner para o site de anais também não deve conter referência a nenhuma edição do evento. Para configurá-lo acesse Configurações iniciais > Geral e clique no botão "Selecionar arquivo" para enviar o banner correto na seção "Banner para o site de anais". Como já informado anteriormente, esta alteração deve ser feita na primeira edição do evento hospedada neste sistema.

 

 

Sessões de apresentação

 

O cadastro e configuração de sessões é um importante recurso para a alocação dos trabalhos postados em datas e horários específicos. O processo é composto de duas etapas: cadastro das sessões e, posteriormente, a alocação dos trabalhos nas sessões cadastradas.

 

Cadastro de sessões

Para cadastrar uma nova sessão siga os passos abaixo:

1. Clique em Sessões > Sessões de apresentação;
2. Clique no botão "Novo" para abrir a tela de cadastro de uma nova sessão. Será exibida uma tela semelhante à ilustrada abaixo:

    

   

    

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
    

3.  
4. Informe onde e quando a sessão irá ocorrer. Você também deve informar: tipo de apresentação (Oral ou Painel), o coordenador e se será permitido o controle de frequência dos participantes.
   Obs. É necessário o cadastro de turno, no Local de Realização do evento, em Configurações Iniciais. 
5. Após preencher corretamente o cadastro clique em Salvar. 

Feito o cadastro básico da sessão, informe as faixas de horário para a alocação dos trabalhos na próxima fase. Sem a configuração inicial das faixas de horário não será possível realizar a alocação dos trabalhos, uma vez que cada trabalho deverá ser alocado a uma faixa de horário dentro da sessão.

Exemplo: digamos que você defina que as apresentações terão um período de 15 minutos para a exposição e 5 minutos para perguntas e comentários. Considere neste exemplo que as apresentações da sessão irão iniciar às 13h30min. Você pode configurar as faixas de horário da seguinte forma:

Faixa 1: 13:30 às 13:45
Faixa 2: 13:50 às 14:05
Faixa 3: 14:10 às 14:25
Faixa 4: 14:30 às 14:45
Faixa 5: 14:50 às 15:05
[...]

 

Após incluir todas as faixas de horário da sessão você pode distribuir os trabalhos na sessão, que será abordado a seguir.

 

 

Alocação de trabalhos nas sessões

A ferramenta de alocação de trabalhos nas sessões é um recurso prático para a distribuição dos trabalhos nas sessões e respectivas faixas de horário. A distribuição é visual e permite a alocação dos trabalhos simplesmente clicando no trabalho, arrastando e soltando no horário desejado.

A tela de distribuição de trabalhos será semelhante à imagem ilustrada abaixo:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para acessar a ferramenta, siga os passos:

1. Clique em Sessões > Mapa de distribuição de apresentadores;
2. Clique em Distribuir, para o local que contém as sessões já cadastradas;
3. Selecione a sessão para a qual deseja disbtribuir os trabalhos e clique em Buscar;
4. Os trabalhos serão apresentados na coluna da esquerda e as faixas de horário na coluna da direita;
5. Para alocar um trabalho basta clicar sobre o título e arrastá-lo para a faixa de horário da sessão.

 

Dicas úteis

• Você pode selecionar um tipo de área (áreas temáticas ou de conhecimento) e filtrar os trabalhos postados para uma área ou subárea específica, a fim de agrupar trabalhos de um mesmo assunto para cada sessão.
• Se o processo de distribuição estiver ocorrendo em mais de um computador, é possível que mais de uma pessoa esteja distribuindo trabalhos para uma mesma sessão. O sistema está preparado para esta situação e, caso alguém já tenha distribuído um trabalho para a mesma faixa de horário para a qual você esteja tentando distribuir, será emitido um alerta de que o horário já está preenchido. Para visualizar o que já foi distribuído basta clicar novamente no botão Buscar para atualizar os dados na tela.
• Após fazer a alocação dos trabalhos nas sessões e respectivas faixas de horário, você poderá imprimir o mapa das sessões e fixar a informação nos locais de apresentação a fim de orientar os participantes. Clique em Sessões > Mapa de distribuição de apresentadores e em seguida no botão azul "Mapa de apresentação" (no topo da tela à direita). Selecione os filtros ou simplesmente clique em Gerar para exibir o arquivo PDF que poderá ser impresso.

 

 

Controle de frequência

O controle de frequência é essencial para facilitar a etapa de certificação no seu evento. É a partir do controle de frequência nas atividades e sessões de apresentação que o sistema poderá calcular automaticamente a carga horária de participação, trabalhos avaliados e apresentados. Isso reduz enormemente o esforço dos gestores e da equipe certificadora da PROEC, que é a responsável em última instância pela publicação de certificados na instituição.
 

Controle de frequência online

Para realizar o controle de frequência é importante que a atividade ou sessão estejam configuradas para permitir controle/ajuste de frequência. Também é importante definir qual o método será utilizado (Registro de entrada ou Registro de entrada e saída). Para mais informações, consulte a ajuda do cadastro de atividades. Confira previamente essas configurações para evitar problemas durante o seu evento.

Para realizar o controle de frequência online, localize no Menu do evento o botão ilustrado abaixo e clique.

Na tela seguinte serão exibidas as atividades e sessões do seu evento. Note que há uma coluna com as ações disponíveis para cada atividade ou sessão. Localize o ícone Registrar presença e clique. A tela que será exibida é onde você poderá fazer o registro de presença.

 

Registro de presença pelo Protocolo

Para realizar o registro de presença mantenha o cursor no campo Protocolo. Basta digitar o número do Protocolo de inscrição ou fazer a leitura do código de barras do crachá do participante com um leitor ótico. Para eventos com muitos participantes recomendamos a utilização deste dispositivo para ter mais agilidade no processamento das filas que podem ocorrer.

 

Registro de presença pelo Nome do participante

Caso tenha optado por não fazer a impressão dos crachás, a presença ainda pode ser feita digitando o nome do participante. Recomendamos esta forma de registro para eventos com poucos participantes ou mesmo para ajustes posteriores, uma vez que pode ser feito o lançamento com data e hora customizados, desmarcando a opção "Usar horário do computador".

Exemplo de uso da tela para lançamento de presenças posteriores/ajustes: imagine que você teve problemas técnicos e não conseguiu realizar o controle de frequência online ou o controle off-line em uma atividade específica e decidiu utilizar uma lista de presença física com a anotação dos nomes dos participantes presentes. Você pode (e recomendamos sempre que o faça) lançar essas presenças posteriormente pelo nome dos participantes, de acordo com a data e hora da atividade. Com isso você garante a integridade do registro de presenças e poderá contar com esses dados para emissão dos certificados.

 

IMPORTANTE: caso você não tenha uma conexão com a Internet no local onde será realizada a atividade, o controle de presença ainda poderá ser feito de forma off-line, situação que abordaremos a seguir.

 

Controle de frequência off-line

O controle de frequência off-line deve ser baixado no site do evento. Este aplicativo contará com a relação de todos os inscritos, atividades e sessões de apresentação de trabalhos. O download deve ser feito após todas as inscrições e possíveis alterações nas atividades/sessões já terem sido feitas.

Para fazer o download do aplicativo acesse o Registro de presenças no Menu do evento. Na parte superior desta tela, onde serão exibidas as atividades, há um link para baixar o arquivo compactado contendo o aplicativo e as listas de participantes e atividades. O botão para o download está ilustrado a seguir:

Faça o download do arquivo "registro_presenca.zip" na sua Área de trabalho. Se fizer o download do arquivo em outro local, sugerimos que o transfira para a Área de trabalho a fim de facilitar a sua localização e adotar um padrão para que equipes de suporte possam auxiliar de maneira mais simples, caso seja necessária alguma intervenção.

Descompacte o arquivo para a pasta "registro_presenca", na sua Área de trabalho. Após a descompactação, acesse a pasta. O resultado deve ser semelhante ao ilustrado abaixo:

Para abrir o aplicativo de registro de presença, dê dois cliques no arquivo "Leitor.exe".

O aplicativo aberto será semelhante à imagem a seguir:

Para fazer o controle de presença, selecione a atividade ou sessão na qual deseja registrar presença e deixe o cursor no campo Protocolo. Da mesma forma que ocorre no controle de presença online, basta digitar o número do protocolo de inscrição e pressionar Enter ou utilizar o leitor ótico no crachá do participante.

Para registrar a presença pelo nome do participante, no campo Protocolo, pressione a tecla F5, digite o nome ou parte do nome e pressione Enter. Nos resultados, selecione usando as setas ou o mouse e pressione Enter novamente. O nome do participante aparecerá na tela do aplicativo e a frequência estará registrada. Repita o procedimento para os demais participantes.

 

Importando as presenças realizadas no aplicativos off-line

Na pasta do aplicativo, após a realização do controle de frequência, será criado um arquivo "presenca.dat", conforme ilustrado na imagem a seguir:

Quando quiser fazer a importação das presenças realizadas, basta acessar o Registro de presença no Menu do evento e clicar no botão "Registro através do arquivo gerado pelo app (offline)".

Clique no botão e selecione o arquivo "presenca.dat" que está na pasta "registro_presenca" na sua Área de trabalho. O sistema identificará todos os registros não importados e registrará no banco de dados as presenças.

 

Problemas comuns e soluções

1. Não descompactar o arquivo registro_presenca.zip

SOLUÇÃO: Em sistemas operacionais Windows mais recentes, pode ocorrer um equívoco e você acabar acessando o conteúdo do arquivo diretamente a partir do arquivo registro_presenca.zip sem fazer a descompactação. Neste caso, o arquivo presenca.dat não será criado e as presenças não serão registradas. A rigor não se trata de um problema, mas sim de uma falha na execução dos passos descritos acima. Confira as instruções para utilização do aplicativo off-line. Você deve descompactar o arquivo registro_presenca.zip e somente a partir da pasta onde foi descompactado executar o arquivo Leitor.exe.

 

2. No Windows 10, mesmo após a descompactação do arquivo, o aplicativo não pode ser executado

Há uma configuração que restringe a execução de aplicativos não provenientes da Loja Microsoft. Se o Windows do seu computador estiver com esta configuração, o sistema operacional exibirá uma tela semelhante à ilustrada abaixo:

SOLUÇÃO: clique em "Abrir configurações", na tela anterior. Se preferir, clique no círculo () ao lado do botão iniciar, digite Configurações e clique, conforme mostrado a seguir:

Na tela que será aberta clique em Aplicativos:
 

Em Aplicativos e recursos, altere o comportamento do Windows quanto à instalação de aplicativos com a opção "Permitir aplicativos de qualquer lugar".

Feita esta alteração o aplicativo de registro de presença off-line poderá ser executado normalmente.

 

 

Dúvidas: enviar mensagem para sge@unicentro.br

Acesse também: Dúvidas frequentes